Fortegnelse over behandling af personoplysninger i Greve Roklub

1. Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?

21557649

formand@greveroklub.dk

1. Hvad er formålene med behandlingen?

1. Varetagelse af medlemsforhold og trænere og lederes for hold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning
2. Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven samt indberetning til DFfR / DIF
3. Administration af udlån af klubbens lokaler
4. Indhentelse af børneattester

1. Hvilke personoplysninger behandler vi?

1. Navn
2. Mailadresse
3. Telefon
4. Adresse
5. Fødselsdato
6. Køn
7. Medlemsstatus
8. Svømmestatus
9. Rodata (f.eks. frigivelse samt info om rettigheder, såsom instruktør, korttursstyrmand, langtursstyrmand, etc.)

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse (almindelige medlemmer:

1. Ingen

Oplysninger om ledere, trænere og personer med tillidshverv:

Almindelige personoplysninger:

1. Navn
2. Mailadresse
3. Telefon
4. Adresse
5. Fødselsdato
6. Køn
7. Medlemsstatus
8. Svømmestatus
9. Rodata (f.eks. Frigivelse samt info om rettigheder, såsom instruktør, korttursstyrmand, langtursstyrmand, etc.)

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

• 1. CPR-nummer
  2. Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

1. Hvem behandler vi oplysninger om?

1. Medlemmer
2. Ledere og trænere

1. Hvem videregives oplysningerne til?

1. 1. Almindelige personoplysninger om medlemmer, ledere og trænere videregives til DIF og specialforbund under DIF, når vi i foreningen har en berettiget interesse heri
2. Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet. Herudover videregives personoplysninger i form af CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold til DIF og DGI, hvis en børneattest har anmærkninger

1. Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?

1. Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer

i op til 1 år efter tilhørsforholdets ophør.

1. Almindelige personoplysninger om ulønnede ledere og trænere opbevares i op til 1 år efter virket er ophørt.
2. Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.
3. Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke

1. Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?

1. i en fysisk mappe som befinder sig hos kasseren
2. i skyen (One Drive)
3. på en usb-nøgle, som er låst inde i en pengekasse
4. back up på en ekstern harddisk, som er låst inde i en pengekasse.

1. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?

1. Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?

1. Systemet har ikke en automatisk slettefunktion, så vi gennemgår oplysningerne manuelt.

Ved erhvervelse af et nyt IT-system eller ved ændringer på det nuværende, tænker vi databeskyttelse med ind. Vi er opmærksomme på, at systemet gerne må bidrage til:

1. At vi ikke indsamler flere oplysninger end nødvendigt.
2. At vi ikke opbevarer oplysningerne længere end nødvendigt.
3. At vi ikke anvender oplysningerne til andre formål, end de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til.